Politique d'alerte

1. Objectif - Pourquoi ?

Nos valeurs d'entreprise et nos lignes directrices en matière de comportement sont élaborées dans le Code de conduite et d'éthique du Ctrl-F. Avec notre Code de conduite et d'éthique, nous visons à définir les valeurs et les principes de l'entreprise dans notre comportement professionnel et personnel et nous nous engageons à remplir notre mission de manière éthique.
Cette procédure fournit une réglementation supplémentaire de notre vision et de nos principes dans le contexte de la dénonciation, comme décrit dans le Code de conduite et d'éthique. Il fournit un un cadre pour l'établissement de rapports internes et pour le suivi des soupçons de faute professionnelle. Nous pensons que chacun peut et doit sensibiliser les gens s'il croit de bonne foi que des pratiques contraires à l'éthique ou des comportements répréhensibles sont en cours.
Ce règlement a également été adopté pour mettre en œuvre la directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union ainsi que la législation belge transposant la directive en droit national. L'objectif global de la directive européenne et de la loi belge est de protéger les lanceurs d'alerte contre toute forme de représailles et d'exiger des organisations publiques et privées qu'elles établissent des procédures formelles de signalement interne et de suivi des rapports.
Nous insistons sur le fait que chacun a la responsabilité de contribuer et de maintenir une culture de transparence et d'ouverture, sans représailles. Plus précisément la direction de Ctrl-F porte une responsabilité importante d'agir conformément à nos valeurs fondamentales et à nos politiques. Ils doivent non seulement montrer l'exemple, mais aussi soutenir les membres de leur équipe dans leurs efforts pour respecter ces principes.

2. Étendue - Qui ?

Conformément à la directive européenne et à la législation belge, la politique de dénonciation du Ctrl-F s'applique non seulement aux employés actuels et futurs, mais aussi aux anciens employés, aux indépendants, aux actionnaires et aux personnes appartenant à l'organe d'administration, de gestion ou de surveillance, aux bénévoles et aux stagiaires rémunérés ou non, aux demandeurs d'emploi, à toutes les personnes travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.
Par conséquent, les canaux de signalement internes décrits dans ce règlement seront ouverts à toutes les parties susmentionnées, qui seront toutes protégées par Ctrl-F contre les représailles.

3. Conduite non appropriée - quoi ?

La présente politique de dénonciation s'applique à tout comportement suspecté ou réel (tentative) d'illégalité, de manquement à l'éthique ou de non-légitimité concernant Ctrl-F (ci-après les "infractions à signaler").
Aux fins du présent régime, une distinction est faite entre les éléments suivants types d'infractions à signaler:

1) Les infractions relevant du champ d'application de la directive européenne et du droit belge, à savoir les infractions relatives à :
- Les marchés publics ;
- Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme ;
- Sécurité et conformité des produits ;
- Sécurité des transports ;
- Protection de l'environnement ;
- Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union et/ou liées au marché intérieur ;
- Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux ;
- La santé publique ;
- Protection des consommateurs ;
- Protection de la vie privée et des données personnelles, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
- Fraude sociale ;
- Fraude fiscale ;
- Radioprotection et sûreté nucléaire ;

La politique de dénonciation du Ctrl-F s'applique non seulement aux infractions commises sur le lieu de travail, dans des lieux publics et privés, mais aussi aux cas suivants s'étend aux infractions relatives à toutes les activités liées au travail tels que (liste non exhaustive) :
- Lors de conférences, de séminaires ou de cours de formation
- Lors de déplacements liés au travail
- Pendant les événements d'après-travail
- Par une communication liée au travail
- Dans un logement fourni par l'employeur, par exemple lorsqu'il s'agit de fournir des installations résidentielles à des personnes au travail.

Ctrl-F souligne et s'engage à protéger contre les représailles toutes les personnes qui signalent de bonne foi des violations suspectées ou réelles (tentatives).

4. Dénoncer les abus ! - Comment ?

Les violations du droit de l'Union doivent être détectées, traitées et corrigées à un stade précoce. Il est essentiel de prévoir des canaux pour signaler les infractions ou les fautes ("dénonciation").

La présente politique de dénonciation a pour but de fournir des canaux internes permettant de signaler des observations ou des constatations d'infractions (présumées) liées à Ctrl-F sans devoir suivre la voie hiérarchique ou le canal habituel. Il ne remplace pas mais complète les procédures existantes de traitement des plaintes (individuelles) ou des irrégularités. Des canaux de dénonciation sont mis en place pour signaler les (tentatives de) comportements illégaux, non éthiques ou non légitimes lorsqu'ils ne peuvent être signalés par les canaux habituels, tels que le supérieur hiérarchique direct, le responsable RH ou une autre personne désignée.

Nous encourageons tous les employés du Ctrl-F , les anciens employés, les indépendants, les actionnaires, les personnes appartenant à l'organe d'administration, de gestion ou de surveillance, les bénévoles et les stagiaires, les candidats à l'emploi, toutes les personnes travaillant sous la supervision et la direction des contractants, des sous-traitants et des fournisseurs à signaler tout type de violation ou de faute suspectée ou réelle par le biais des canaux internes dédiés mis en place par le Ctrl-F. Nous prenons tous les rapports reçus au sérieux et nous nous engageons à enquêter sur chaque rapport.

Vous pouvez faire votre rapport de plusieurs façons :
Si possible, discutez du problème avec votre supérieur hiérarchique en personne, par téléphone ou par courriel.

Melissa Goossens
Expert juridique RH
melissa.goossens@accentjobs.be
+ 32 470 99 25 18

Joke Vancoppernolle
Avocat d'entreprise
joke.vancoppernolle@accentjobs.be
+ 32 496 71 35 52

Si vous ne vous sentez pas en mesure de le faire, vous pouvez signaler l'inconduite via notre outil de signalement (SPOT) :

Spot vous permet d'évoquer une faute réelle ou présumée d'une manière accessible et, si vous le souhaitez, anonyme. Le flux de travail personnalisé dans Spot guide les dénonciateurs tout au long du processus. Chaque problème est traité et suivi selon les procédures d'escalade existantes. Ouvrez l'outil via talktospot.com/hohr ou via le code QR.

Bien que le Ctrl-F espère que le signalement d'une préoccupation par le biais des canaux de signalement internes apportera un soulagement suffisant et est donc préférable, il peut y avoir des circonstances où il est plus approprié de signaler une préoccupation directement à un organisme externe. Le cas échéant, vous pouvez signaler votre problème directement au Médiateur fédéral .

5. Traitement

Pour chaque rapport, vous recevrez un accusé de réception dans les sept jours civils. Le responsable du signalement vous indiquera également si le signalement est considéré comme une faute potentielle ou s'il s'agit d'une question à traiter dans le cadre des procédures normales de signalement. Si cela est jugé nécessaire, le responsable du signalement, ainsi que le comité d'alerte (composé de : l'avocat de la société, l'expert juridique des RH, le responsable de l'audit et le responsable des opérations), enquêteront sur le contenu du signalement.

Au cours de l'enquête, le responsable du signalement peut également vous contacter (par le biais du système SPOT ou, si possible, directement) pour obtenir des précisions. Comme l'exige la directive européenne, le Ctrl-F doit respecter le droit des personnes citées dans le rapport à être entendues et le droit d'accès à leur dossier, en tenant compte de l'anonymat et de la confidentialité du rapport et du rapporteur et sans compromettre l'enquête.

Dans un délai de trois mois à compter de l'accusé de réception, le responsable du signalement, dans la mesure du possible et sous réserve de toute exigence de confidentialité applicable ou de toute question de vie privée concernant toute personne faisant l'objet du signalement, rendra compte au signataire du statut de l'enquête et de toute mesure d'atténuation prise.

Tous les rapports sont confidentiels et les informations ne sont partagées que sur la base du "besoin de savoir". Les enregistrements de chaque rapport ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire et approprié pour répondre aux exigences de la directive.

Toutes les données à caractère personnel traitées par le Ctrl-F dans le cadre du présent programme d'alerte seront traitées conformément à la législation applicable et ne seront utilisées que pour atteindre les objectifs du programme.

6. Absence de représailles

L'identité du rapporteur et toute autre information à partir de laquelle l'identité du rapporteur peut être directement ou indirectement déduite sont gardées confidentielles dans la mesure du possible. Ces informations ne peuvent être divulguées que si cela constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l'Union ou le droit national dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires. Si des informations sont divulguées, le rapporteur en est informé avant que son identité ne soit révélée, à moins que cette information ne compromette l'enquête ou la procédure judiciaire concernée.

Le rapporteur qui agit de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables ("well-founded reasons"/"motifs raisonnables") est protégé contre les représailles par la présente politique de dénonciation. Il n'y a pas de répercussion pour le signalement d'une violation (potentielle) en toute bonne foi et sur la base de motifs raisonnables, même si le signalement s'avère par la suite non fondé. Cela signifie que le rapporteur ne doit pas être désavantagé de quelque manière que ce soit en raison de son rapport.

Si le journaliste prouve qu'il a été puni, traité injustement ou désavantagé d'une autre manière en raison de son signalement, il sera présumé que le préjudice a été infligé en représailles au signalement, sauf si la personne qui a pris l'action négative peut prouver que cette action était fondée sur des raisons justifiables et n'avait aucun lien avec l'acte de signalement du journaliste. Si l'enquête révèle qu'une déclaration était fausse ou faite de mauvaise foi, cela peut constituer un motif pour prendre des mesures appropriées et raisonnables contre le rapporteur. Toute personne qui enfreint les dispositions du présent règlement peut faire l'objet de mesures disciplinaires, y compris le licenciement.