Politique d'alerte

1. Objectif - Pourquoi ?

Nos valeurs d'entreprise et nos lignes directrices en matière de comportement sont exposées dans le Code de conduite et d'éthique du Ctrl-F. Avec notre Code de conduite et d'éthique, nous entendons définir les valeurs et les principes de l'entreprise dans notre comportement professionnel et personnel et nous engager à remplir notre mission d'une manière éthique. Cette procédure fournit une réglementation supplémentaire de notre vision et de nos principes dans le contexte de la dénonciation, comme décrit dans le code de conduite et d'éthique. Elle fournit une un cadre pour l'établissement de rapports internes et pour le suivi des soupçons de faute professionnelle. Nous pensons que chacun peut et doit sensibiliser l'opinion publique s'il estime de bonne foi que des pratiques contraires à l'éthique ou des comportements répréhensibles sont en cours. Ce règlement a également été adopté pour mettre en œuvre la directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, ainsi que la législation belge transposant la directive en droit national. L'objectif global de la directive européenne et de la loi belge est de protéger les lanceurs d'alerte contre les représailles sous quelque forme que ce soit et d'exiger des organisations publiques et privées qu'elles établissent des procédures formelles de signalement interne et de suivi des rapports. Nous insistons sur le fait que chacun a la responsabilité de contribuer à une culture de transparence et d'ouverture, à l'abri des représailles, et de la maintenir. Plus précisément la direction de Ctrl-F porte une responsabilité importante d'agir conformément à nos valeurs fondamentales et à nos politiques. Ils doivent non seulement montrer l'exemple, mais aussi soutenir les membres de leur équipe dans leurs efforts pour respecter ces principes.

2. Étendue - Qui ?

Conformément à la directive européenne et à la législation belge, les règles de dénonciation du Ctrl-F s'appliquent non seulement aux employés actuels et futurs, mais aussi aux anciens employés, aux indépendants, aux actionnaires et aux personnes appartenant à l'organe d'administration, de direction ou de surveillance, aux bénévoles et aux stagiaires rémunérés ou non, aux candidats à l'emploi, à toutes les personnes travaillant sous la supervision et la direction d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs. Par conséquent, les canaux de signalement internes décrits dans le présent règlement seront ouverts à toutes les parties susmentionnées, qui seront toutes protégées par le Ctrl-F contre les représailles.

3. Conduite non appropriée - quoi ?

Le présent système de dénonciation s'applique à tout comportement suspecté ou avéré (tentative) de comportement illégal, contraire à l'éthique ou non légitime en rapport avec le Ctrl-F (ci-après les "infractions à signaler"). Aux fins du présent règlement, une distinction est faite entre les éléments suivants types d'infractions à signaler: 1) Les infractions relevant du champ d'application de la directive européenne et de la loi belge, à savoir les infractions relatives aux : - Les marchés publics ; - Les services, produits et marchés financiers et la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme ; - La sécurité et la conformité des produits ; - la sécurité des transports - la protection de l'environnement ; - Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union et/ou liées au marché intérieur ; - Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux ; - la santé publique ; - la protection des consommateurs ; - Protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ; - Fraude sociale ; - fraude fiscale ; - Radioprotection et sûreté nucléaire ; La politique de dénonciation du Ctrl-F s'applique non seulement aux infractions commises sur le lieu de travail, dans les lieux publics et privés, mais aussi aux cas suivants s'étend aux infractions relatives à toutes les activités liées au travail tels que (non exhaustif) : - lors de conférences, de séminaires ou de cours de formation - lors de voyages liés au travail - lors d'événements organisés après le travail - par le biais de communications liées au travail - dans les logements fournis par l'employeur, par exemple lorsqu'il s'agit de fournir des installations résidentielles à des personnes au travail. Le Ctrl-F souligne et s'engage à protéger contre les représailles toutes les personnes qui signalent de bonne foi des infractions présumées ou réelles (ou des tentatives d'infraction).

4. Dénoncer les abus ! - Comment ?

Les infractions au droit de l'Union doivent être détectées, traitées et corrigées à un stade précoce. Il est essentiel de mettre en place des canaux permettant de signaler les infractions ou les fautes ("whistleblowing"). Le présent système de dénonciation vise à fournir des canaux internes permettant de signaler des observations ou des constatations d'infractions (présumées) liées au Ctrl-F sans avoir à suivre la voie hiérarchique ou le canal habituel. Il ne remplace pas mais complète les procédures existantes de traitement des plaintes (individuelles) ou des irrégularités. Des canaux de dénonciation sont mis en place pour signaler les (tentatives de) comportements illégaux, contraires à l'éthique ou non légitimes lorsqu'ils ne peuvent être signalés par les canaux habituels, tels que le supérieur hiérarchique direct, le directeur des ressources humaines ou une autre personne désignée à cet effet. Nous encourageons tous les employés du Ctrl-F, les anciens employés, les travailleurs indépendants, les actionnaires, les personnes appartenant à l'organe d'administration, de gestion ou de surveillance, les bénévoles et les stagiaires, les candidats à l'emploi, toutes les personnes travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs à signaler tout type de violation ou d'inconduite présumée ou réelle par le biais des canaux internes dédiés mis en place par le Ctrl-F. Nous prenons tous les rapports reçus au sérieux et nous nous engageons à enquêter sur chacun d'entre eux. Vous pouvez faire un signalement de différentes manières : Si possible, discutez du problème avec votre supérieur hiérarchique en personne, par téléphone ou par courriel. Melissa Goossens Expert juridique en RH melissa.goossens@accentjobs.be + 32 470 99 25 18 Joke Vancoppernolle Juriste d'entreprise joke.vancoppernolle@accentjobs.be + 32 496 71 35 52 Si vous ne vous sentez pas en mesure de le faire, vous pouvez signaler l'inconduite via notre outil de signalement (SPOT) : Spot vous permet de signaler une faute réelle ou présumée de manière accessible et, si vous le souhaitez, anonyme. Le flux de travail personnalisé de Spot guide les dénonciateurs tout au long du processus. Chaque problème est traité et suivi conformément aux procédures d'escalade existantes. Ouvrez l'outil via talktospot.com/hohr ou via le code QR. Bien que le Ctrl-F espère que le signalement d'un problème par le biais des canaux de signalement internes apportera un soulagement suffisant et est donc préférable, il peut y avoir des circonstances où il est plus approprié de signaler un problème directement à un organisme externe. Le cas échéant, vous pouvez faire part de votre préoccupation directement au Médiateur fédéral.

5. Traitement

Pour chaque rapport, vous recevrez un accusé de réception dans un délai de sept jours civils. Le responsable du signalement vous indiquera également si le signalement est considéré comme une faute potentielle ou s'il s'agit d'une question à traiter dans le cadre des procédures normales de signalement. S'il le juge nécessaire, le responsable du signalement, en collaboration avec le comité de dénonciation (composé du juriste de l'entreprise, de l'expert juridique des ressources humaines, du responsable de l'audit et du responsable des opérations), enquêtera sur le contenu du signalement. Au cours de l'enquête, le responsable du signalement peut également vous contacter (via SPOT ou, si possible, directement) pour obtenir des éclaircissements supplémentaires. Conformément à la directive européenne, le Ctrl-F doit respecter le droit des personnes citées dans le rapport d'être entendues et le droit d'accès à leur dossier, en tenant compte de l'anonymat et de la confidentialité du rapport et du rapporteur et sans compromettre l'enquête. Dans un délai de trois mois à compter de l'accusé de réception, le responsable du rapport, dans la mesure du possible et sous réserve des exigences de confidentialité applicables ou des questions de respect de la vie privée concernant toute personne faisant l'objet du rapport, rendra compte au rapporteur de l'état d'avancement de l'enquête et de toute mesure d'atténuation prise. Tous les rapports restent confidentiels et les informations ne sont partagées qu'en cas de nécessité. Les dossiers de chaque rapport ne seront pas conservés plus longtemps qu'il n'est nécessaire et approprié pour répondre aux exigences de la directive. Toutes les données à caractère personnel traitées par le Ctrl-F dans le cadre de la présente politique de dénonciation seront traitées conformément à la législation applicable et ne seront utilisées que pour atteindre les objectifs de la présente politique.

6. Absence de représailles

L'identité du rapporteur et toute autre information permettant de déduire directement ou indirectement l'identité du rapporteur sont gardées confidentielles dans la mesure du possible. Ces informations ne peuvent être divulguées que s'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l'Union ou le droit national dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires. Si des informations sont divulguées, le journaliste en est informé avant que son identité ne soit révélée, à moins que cette information ne compromette l'enquête ou la procédure judiciaire en cours. Le rapporteur qui agit de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables ("well-founded reasons"/"motifs raisonnables") est protégé contre les représailles par les présentes procédures de dénonciation. Le signalement d'une violation (potentielle) de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables n'entraîne aucune répercussion, même si le signalement s'avère par la suite infondé. Cela signifie que l'auteur de la dénonciation ne peut être désavantagé de quelque manière que ce soit en raison de sa dénonciation. Si le journaliste démontre qu'il est puni, traité injustement ou lésé de toute autre manière en raison de son signalement, il est présumé que le préjudice a été infligé en représailles du signalement, à moins que la personne qui a pris la mesure négative puisse démontrer que cette mesure était fondée sur des raisons justifiables et n'avait aucun lien avec l'acte de signalement du journaliste. Si l'enquête révèle qu'un rapport était faux ou fait de mauvaise foi, cela peut constituer un motif pour prendre des mesures appropriées et raisonnables à l'encontre du rapporteur. Toute personne qui enfreint les dispositions du présent règlement peut faire l'objet de mesures disciplinaires, y compris le licenciement.